Die E-Rechnung kommt.

Warum? Der Gedanke zur Vereinheitlichung der Rechnungsstellung durch die E-Rechnung dient dabei dem Bürokratie-Abbau, da Behörden UND Unternehmen die Umsatzsteuer der Belege nun maschinell lesen und verarbeiten können. So sollen u.a. Steueranmeldungen deutlich erleichtert werden.

Was ist eine E-Rechnung? Die E-Rechnung erfüllt einerseits alle Anforderungen der GoBD. Das Format ist allerdings das eines einheitlichen, strukturierten Datensatzes, meist im XML-Format, der ohne weiteren Medienbruch (also z.B. Konvertierungen) automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Dieses Format ist software-übergreifend für die entsprechenden Systeme zu lesen.

WICHTIG: Auch wenn nach dem Scan einer papierhaften Rechnung diese nun als pdf vorliegt, ist sie keine E-Rechnung im Sinne des neuen Gesetzes, ebensowenig wie z.B. eine Word-Datei, die per Mail versandt wird.

Wieso jetzt? Ganz neu ist diese Vorgabe nicht-  Rechnungen an öffentliche Verwaltungen/Auftraggeber müssen bereits einiger Zeit als E-Rechnung, meist in Form der X-Rechnung, versandt werden.

Diese Pflicht wird ab 2025 nun auf alle B2B Bereiche ausgeweitet: Sind Rechnungsempfänger und -ersteller im Inland ansässig, wird die E-Rechnung zur Pflicht. Die E-Rechnungsverordnung als Bestandteil des Wachstumschancengesetzes vom 22. März 2024 setzt damit eine EU-Vorgabe um.

Sofort ab Stichtag? Nein. Damit alle Unternehmen die Möglichkeit haben, sich entsprechend um- und einzustellen gelten zunächst Übergangsfristen:

Bis zum 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.

Bis 31. Dezember 2027 sind diese Rechnungsarten im B2B-Geschäftsverkehr auch noch erlaubt, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers nicht mehr als 800.000 Euro beträgt.

Ab 2028 schließlich wird die E-Rechnung für alle Beteiligten zur Pflicht, andere Rechnungsformen werden nicht mehr anerkannt.

Ausnahmen gelten für: Kleinbetragsrechnungen (unter 250 €),  Rechnungen, die lt §4 Nr. 8-29 UstG steuerfrei sind, Fahrausweise.

Unsere Meinung: Wir sehen in der kommenden Pflicht zur E-Rechnung sicher Herausforderungen für Unternehmen: Sind die Voraussetzungen in der Buchhaltung mit modernen, kompatiblen Buchhaltungsprogrammen gegeben? Können alle Mitarbeitenden mit dieser Technik souverän umgehen? Sind alle Partner auf Lieferanten-/Kundenseite, die StB und weiteren Beteiligten entsprechend involviert? Wie müssen Abläufe angepasst werden? Geänderte Bearbeitungsprozesse benötigen u.U. zu Beginn etwas mehr Zeit, dieses gilt es ebenfalls zu berücksichtigen.

Vor allem aber sehen wir hier große Chancen, dass der gesamten Rechnungs- und Zahlungsverkehr kurzfristig beschleunigt werden kann, es entfallen Kosten für Porto, Kuverts, Papier und die entsprechende Logistik. Der Kunde erhält die Rechnung direkt, ohne Verzug durch Postversand, ggfs wirkt sich dieses positiv auf den Zahlungseingang aus.

Bei Fragen zu diesem Thema und sind wir gerne für Sie da.